Dieses Software-Budget, das jedes Jahr steigt... Und das zum zweitgrößten Kostenfaktor (nach der Lohn- und Gehaltsabrechnung) für Deutsche KMU im Dienstleistungssektor geworden ist!
Die Gründer von LicenceOne haben dieses Problem erkannt und eine Software entwickelt, die automatisch alle internen SaaS-Ausgaben erfasst.
Allerdings reichen diese Informationen allein nicht aus, um die Ausgaben für Software-Abonnements zu reduzieren.
Welche Maßnahmen können Sie also ergreifen, um Ihr SaaS-Budget zu optimieren?
Sie können eine Tabellenkalkulation nutzen, ein Tool für die gemeinsame Verwaltung. Es ist jedoch wichtig, ein strukturiertes Verfahren zu implementieren, um sie aktuell zu halten.
Sie können Zeit sparen, indem Sie unsere kostenlosen Vorlagen herunterladen, die mit nützlichen Informationen angereichert sind.
--> SaaS Tracker Spreadsheet / Notion Template
Die relevanten Informationen für jedes Abonnement sind:
Auch ein solides Monitoring reicht nicht aus, um diese Kosten vollständig zu erfassen.
1 – Einkäufe zentralisieren
Lösungen zur Kartenerstellung im laufenden Betrieb können Ihnen dabei helfen, dieses Problem anzugehen: eine Karte pro Software, da die Zahlung ein wesentlicher Schritt ist.
Eine Lösung wie Spendesk erfüllt diese Aufgabe.
2 - Ausgaben analysieren
Über Banktransaktionen oder das Kaufjournal der Buchhaltungssoftware. Dies wird von LicenseOne vollständig automatisiert.
Die Vorteile: Zugriff auf die Historie der SaaS-Ausgaben einerseits und die Aktualität dieser Informationen andererseits.
Kostenlose Testversion von LicenseOne ausprobieren
Softwareanbieter haben Pay-as-you-go-Modelle implementiert. Die meisten berechnen Gebühren basierend auf der Anzahl der Lizenzen pro Benutzer.
Allerdings werden aus verschiedenen Gründen nicht alle kostenpflichtigen Lizenzen genutzt. Zum Beispiel wenn ein Praktikant den Zugang nicht deaktiviert bekommt oder wenn jemand in Elternzeit geht. SaaS benachrichtigt nicht automatisch, wenn ein kostenpflichtiges Konto nicht genutzt wird. Deshalb ist eine effiziente Verwaltung wichtig.
Die gleiche Tabelle und ein zusätzliches Verfahren:
Wenn Sie sich für die Tabellenkalkulation entschieden haben, können Sie den Prozess anpassen, um sicherzustellen, dass die Software tatsächlich von allen genutzt wird. Ein Manager könnte beispielsweise monatlich überprüfen, ob die Software seines Teams genutzt wird.
Verfolgen von Mitarbeiterprotokollen:
Große Unternehmen nutzen unterschiedliche bestehende Identitätsmanagement-Technologien:
Das Haupthindernis für diese Lösungen wird der zusätzliche Preis sein, der für jede intern verwendete Software zu zahlen ist. Denn die Integration einer SSO-Lösung ist in den „Enterprise“-Plänen von SaaS möglich.
Überzeugen Sie sich selbst von der SaaS-„Wall of Shame“ → https://sso.tax/
Anstatt Geld zu sparen, riskiert ein KMU, sein Budget zu erhöhen, um auf diese Informationen zuzugreifen. Aber zum Glück gibt es …
Die Browser-Erweiterung (von LicenseOne):
Die Browsererweiterung identifiziert Verbindungs-URLs von SaaS-Anwendungen und synchronisiert sie mit den Kosten. Der Administrator erhält Benachrichtigungen, wenn ein Konto nicht genutzt wird.
Eine bemerkenswerte Statistik, die der technische Mitbegründer von Hubspot selbst enthüllt hat: 90 % der SaaS-Softwarekunden nutzen durchschnittlich 10 % der angebotenen Funktionen.
Change-Management-Projekte mit Schulungen zur optimalen Einführung neuer Software sind von entscheidender Bedeutung.
SaaS entwickelt sich jedoch ständig weiter (was auch die Preiserhöhung rechtfertigt), und man muss neugierig und entschlossen sein, ein SaaS optimal zu nutzen.
Ein weiteres Problem: Auch neue Mitarbeiter können ihre Präferenzen äußern und neue Tools vorschlagen (oder sogar durchsetzen...). Das ist lobenswert. Sie müssen noch darüber nachdenken, die zuvor verwendeten zu löschen!
Ein anschauliches Beispiel: Einige Unternehmen nutzen mehrere Projektmanagement-Software wie Asana, Trello, Notion, Miro usw.
Ein subtileres Beispiel: E-Mails für dasselbe Unternehmen versenden. Das technische Team wird gute Gründe haben, die Integrationsmöglichkeiten von Mailjet zu nutzen . Das Marketingteam wird Mailchimp lieber behalten . Das Support-Team wird Crisp wollen ... Rationalisierung ist auch Schlichtung.
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Wie erkennt man doppelte Features?
Immer noch die gleiche Tabelle und eine zusätzliche Spalte
Sie können eine Beschreibung hinzufügen, wie die Software verwendet wird. Stellen Sie bei Budgetüberprüfungen sicher, dass es gute Gründe für die Verwendung von SaaS gibt, das diese allgemeinen Funktionen abdeckt.
Überlappende Funktionen betreffen sehr oft:
Verwenden Sie ein Tool für künstliche Intelligenz (wie chatGPT)
Sie können ChatGPT über diese Eingabeaufforderung fragen, wodurch Sie eine zusätzliche Antwortebene erhalten:
„In meiner nächsten Nachricht werde ich Ihnen die Namen verschiedener Software nennen, die in meinem Unternehmen verwendet werden. Können Sie mir sagen, ob es Überschneidungen in der Funktionalität dieser verschiedenen SaaS gibt?“
Eine einzigartige Funktion zur Erkennung redundanter Funktionen
LicenseOne hat direkten Zugriff auf die gesamte von Ihrem Unternehmen verwendete Software. Die Datenbank umfasst mehr als 21.000 Softwareprogramme und aktuelle Informationen zu den angebotenen Funktionen.
Mithilfe eines automatisch generierten und anpassbaren Tag-Systems werden Sie benachrichtigt, sobald ähnliche Tags für mehrere kostenpflichtige Anwendungen erkannt werden.
Der Hauptvorteil: Sie müssen nichts tun, die Informationen kommen zu Ihnen.
Dies ist eine weitere bekannte Besonderheit von Abonnement-Verkaufsmodellen. Verträge verlängern sich automatisch.
Das Interesse von Softwareherstellern besteht darin, ihre Kunden zu binden. Sie kämpfen mit Abmeldungen, die einen sofortigen Einkommensrückgang bedeuten.
Unter den verwendeten Techniken werden Sie Folgendes erkennen:
In diesem Zusammenhang obliegt es dem Kunden (Ihnen), sich die Mühe zu machen.
Stellen Sie bei den umfangreichsten Abonnementverträgen die Verlängerungsbedingungen sicher, bevor Sie sich verpflichten. Eine vorzeitige Kündigung des Abonnements direkt nach Vertragsabschluss ist möglich. Eine einfache E-Mail kann ausreichen und verschafft Ihnen eine bessere Ausgangslage, wenn Sie ein Jahr später neu verhandeln müssen.
Für kleinere Verträge, die auf die verschiedenen Teams des Unternehmens verteilt sind:
Und mit unserem letzten Tipp können Sie die Gelegenheit nutzen, noch einen Schritt weiter zu gehen.
Aufmerksamkeit ! Dieser Rat sollte nicht wörtlich genommen werden. Denn es besteht die Gefahr, in die Fehler zu verfallen, die wir oben ein wenig angeprangert haben.
Nämlich, sich für 12 Monate zu verpflichten und damit das Risiko einzugehen, dass das, was heute relevant ist, morgen nicht mehr relevant ist ...
Sei sicher, dass :
Und wenn diese Kriterien erfüllt sind, dann stellen Sie Ihre Monatsabonnements auf ein Jahresabonnement um. Alle Softwarehersteller bieten eine Ermäßigung von mindestens 15 % an.
Größere Unternehmen verfügen über eine eigene Einkaufsabteilung. Sie sind geschult und folgen einer systematischen Routine. Die verhandelten Transaktionsvolumina rechtfertigen auch den Zeitaufwand für die Besprechung sämtlicher Lizenzkäufe.
Für KMU ist die Aushandlung aller Abonnements nicht unbedingt relevant. Andererseits kann die Konzentration auf die wenigen SaaS, die den Großteil des Budgets ausmachen, eine echte Wirkung haben und den Zeitaufwand rechtfertigen.
Bedenken Sie, dass es immer eine Alternative gibt. Zögern Sie nicht, eine Konkurrenzlösung zu konsultieren. Über eine Angebotsanfrage hinaus kann dieser einfache Schritt eine kommerzielle Geste des bestehenden Verlags auslösen, der sich bedroht fühlt.
Eine weitere Möglichkeit besteht darin, die verschiedenen Angebote von Verlagen zu studieren. Stellen Sie intern die Frage nach der Nutzung aller Funktionalitäten, den Verbrauchsmengen, der Anzahl der Nutzer (siehe oben).
Sie können einfach ein weniger umfangreiches Angebot abonnieren, sicherlich aus guten Gründen.
