Definition von SaaS-Management:
SaaS-Management – oder Software-Management – entspricht der internen Richtlinie eines Unternehmens hinsichtlich Auswahl, Verwaltung und Überwachung der Softwareausgaben.
Im weiteren Sinne umfasst es die Verwaltung des Benutzerzugriffs und deren Nutzung dieser Anwendungen mit dem dreifachen Ziel:
- das Softwarebudget zu rationalisieren,
- die Risiken von Datenlecks zu begrenzen,
- die Compliance des Computerzugriffs sicherzustellen.
Dieser Artikel schlägt vor, die bewährten Praktiken im SaaS-Management detailliert zu beschreiben, damit Unternehmen diese Ziele erreichen können.
Warum ist SaaS-Management zu einem relevanten Thema für Unternehmen geworden?
Die Verwaltung der in Unternehmen eingesetzten Software – oder SaaS-Management – ist in letzter Zeit aufgrund der zunehmenden Nutzung von Online-Anwendungen durch Mitarbeiter in den Fokus gerückt.
Die Vielfalt der Lösungen, ihr monatliches Abonnementmodell und die Ungleichheit der Benutzer haben die Aufgabe von Managern nicht einfach gemacht.
Ganz gleich, ob es sich um das allgemeine Management, das Finanzmanagement oder die Manager handelt, es ist für jeden kompliziert geworden, die einfache Frage zu beantworten: „Wie viel gibt das Unternehmen für Software aus?“
Weitere Fragen stehen im Mittelpunkt des SaaS-Managements:
- Sind die intern genutzten Anwendungen die relevantesten?
- Nutzen Mitarbeiter tatsächlich vom Unternehmen bezahlte Lösungen?
- Wer ist für die Überwachung des SaaS-Lizenzbudgets verantwortlich?
- Welcher Prozess sollte zur Klärung des Kostenmanagements eingerichtet werden?
Auf all diese Fragen gibt diese Seite Antworten. Wir liefern auch konkrete Ideen für die Umsetzung einer SaaS-Management-Politik in Ihrem Unternehmen.
Wie verwalte ich das in meinem Unternehmen verwendete SaaS?
Alles beginnt mit den Datenquellen, die Sie nutzen können. Hier ist eine Liste, die von den zuverlässigsten Informationen bis zu solchen reicht, die Raum für menschliches Versagen lassen.
- Ihre Rechnungen, wichtige Dokumente: Beginnen wir mit dem Offensichtlichsten: Rechnungen. Sie müssen jedoch trotzdem leicht darauf zugreifen können. Bei monatlichen Zahlungen können sie schnell zahlreich werden, bei jährlichen Zahlungen jedoch unauffindbar (sagen wir gut versteckt).
- Zahlungszeilen auf dem/den Bankkonto(n) des Unternehmens: Es ist DIE Absicherung für Ihre Buchhaltung! Wenn Sie eine Rechnung vermissen, wissen Sie zumindest, wo Sie suchen müssen ... Tatsächlich entspricht jede Rechnung normalerweise einer Zahlungszeile vom Bankkonto bzw. den Bankkonten des Unternehmens. Es ist eine gesetzliche Verpflichtung, bei jeder Zahlung die Ausgaben vollständig zu belegen. Wir sprechen von „Bankenabstimmung“.
- Zahlungskarten für Software: Wenn Sie eine Spesenverwaltungslösung verwenden, haben Sie über diese Plattform auch die Möglichkeit, Ausgaben zu kategorisieren und deren Fortschritt zu verfolgen.
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Wir müssen dann mit einer strengen Überwachung der Mitarbeiter rechnen, die den Kauf tätigen.
- Regelmäßige Berichterstattung von Managern und/oder Teams: Möglicherweise haben Sie bereits ein intern freigegebenes Dokument (eine Tabelle) erstellt, dessen Ziel darin besteht, die SaaS-Ausgaben der Teams zu ermitteln und zu aktualisieren. Diese Quelle hat den Vorteil, Ihnen die Größenordnung von SaaS-Budgets zu liefern.
- Eine Single-Sign-On-Lösung (SSO): SSO wird aus Sicherheitsgründen oft auf Initiative von IT-Teams implementiert und ermöglicht es Mitarbeitern, sich zu identifizieren, um auf die verschiedenen Softwareprogramme des Unternehnehmens zuzugreifen. Dadurch erhalten Sie Einblick in die interne Nutzung der Software, jedoch nicht unbedingt in die damit verbundenen Kosten.
Hier ist eine visuellere Zusammenfassung der verschiedenen Mittel zur SaaS-Erkennung:
Wie navigiere ich zwischen all diesen Optionen? Wir haben die Einsatzmöglichkeiten nach Unternehmensgröße zusammengefasst 👇
Informationen zu Softwareausgaben zentralisieren (und auf dem neuesten Stand halten)
Die Identifizierung der Quellen war der erste Schritt.
Es stellt bereits eine wiederkehrende und mühsame Aufgabe ohne großen Mehrwert dar. Die gute Nachricht ist jedoch: Es ist möglich, die Erfassung dieser Daten zu automatisieren und die Informationen zu zentralisieren.
Das bieten SaaS-Management-Lösungen. Die Datenquellen können von Tool zu Tool unterschiedlich sein. Bei LicenceOne haben wir uns entschieden, mehrere Quellen mit Querverweisen zu versehen.
Für Ausgaben:
- Melden Sie sich bei Bankkonten an
- Integration mit Ihrer Buchhaltungssoftware
- Manuelles Hinzufügen oder CSV-Import
Für Benutzeranmeldungen:
- Google Workspace-Integration
- Webbrowser-Erweiterung
Es gibt noch andere Möglichkeiten. Nutzen Sie zum Beispiel Spesenverwaltungstools mit einer speziellen Karte für Softwareausgaben. Allerdings haben Sie nicht den Vorteil, die Daten mit Querverweisen zu versehen.
Dies ist der nächste Schritt.
Vergleichen Sie Informationen und analysieren Sie die Relevanz von Softwarekäufen
Sobald die Daten erfasst wurden, können Sie diese Informationen ordnen und sortieren. Sie haben nun die Antwort auf einige der zuvor gestellten Fragen:
Sind die intern genutzten Anwendungen die relevantesten?
Von Ihrer Liste aus können Sie regelmäßig die Relevanz jeder Bewerbung hinterfragen oder in Frage stellen.
Nutzen Mitarbeiter tatsächlich vom Unternehmen bezahlte Lösungen?
Durch den Vergleich von Informationen zum Preis von Software und ihrer Nutzung können Sie Anwendungen identifizieren, die vor langer Zeit gekauft wurden, aber nicht mehr verwendet werden.
Darüber hinaus verfügen viele SaaS-Tools über ein Preismodell, das auf der Anzahl der Benutzer basiert. Ein Mitarbeiter, der Ihr Unternehmen verlässt, aber noch über ein aktives Konto verfügt, ist ein Kostenfaktor, der oft übersehen wird! Ohne Bedenken hinsichtlich des Datenzugriffs zu erwähnen, sprechen wir im Folgenden darüber.
Wer ist für die Überwachung des SaaS-Lizenzbudgets verantwortlich?
Mithilfe der Sortiersoftware nach Team können Sie für jede Ausgabe eine verantwortliche Person zuweisen (oder ermitteln).
Verschwenden Sie keine Zeit mehr damit, Kontoadministratoren hinterherzujagen. Verweisen Sie auf eine einzige Quelle der Wahrheit, die für alle zugänglich ist (Single Source of Truth).
Welcher Prozess sollte zur Klärung des Kostenmanagements eingerichtet werden?
Sobald die Analyse abgeschlossen ist, ist es Zeit zu handeln. Sie haben mehrere Möglichkeiten.
Option 1: Richten Sie ein Verfahren ein und verlassen Sie sich auf die Genauigkeit Ihrer Teams (die sicherlich andere, nützlichere Aufgaben haben). Und es wird dann notwendig sein, die ordnungsgemäße Ausführung dieser neuen Aufgaben im Laufe der Zeit zu überwachen!
Option 2: Sie können alle Aufgaben auch über ein Projektmanagement-Tool konfigurieren. Die Herausforderung wird darin bestehen, eine Verbindung zwischen effektiven Informationen (oft in einem anderen Dokument) und der ordnungsgemäßen Ausführung von Aufgaben herzustellen.
Option 3: Einige SaaS-Verwaltungsplattformen umfassen Onboarding-/Offboarding-Funktionen, Zuweisungen nach Team, nach Rolle usw. Der Hauptvorteil besteht darin, dass sie auf in Echtzeit aktualisierten Daten basieren.
Lassen Sie uns näher auf das Prozessmanagement eingehen.
Handeln: Verwaltung von Unternehmenssoftware-Abonnements in der Praxis
Dies ist kein Kochrezept, das buchstabengetreu befolgt werden muss. Sie müssen es an den Kontext Ihres Unternehmens anpassen. Hier stellen wir Ihnen die wichtigsten Punkte und Möglichkeiten zur Implementierung einer internen SaaS-Verwaltungsrichtlinie vor.
1/ Definieren Sie eine einzige Quelle der Wahrheit für die Kostenverfolgung
- Eine Tabelle, die regelmäßig aktualisiert wird
- Ein spezielles Projektmanagement-Tool
- Eine spezielle Anwendung
💡Zu diesem Thema stellen wir eine SaaS-Tracking-Vorlage für Google Sheets zur Verfügung .
2/ Weisen Sie Überwachungsmanager zu
- Überwachung von Rechnungen (bezogen auf Verwaltung, Buchhaltung)
- Rechnen Sie mit Verlängerungen, insbesondere bei einem Jahresabonnement
- Verhandlung von Verträgen oder Anpassung des Angebots
3/ Verwalten Sie den Mitarbeiterzugriff: Onboarding und Offboarding
- Verfolgung der Anzahl der Nutzer (insbesondere wenn das Preismodell davon abhängt)
- Rollen hinzufügen, entfernen und verwalten
4/ Überwachung und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften
- Haben Sie eine Datenzuordnung
- Identifizieren Sie vorhandene Integrationen von Drittanbietern
- Validieren Sie die rechtlichen Aspekte mit dem DPO (Datenverarbeitungsvertrag).
Es liegt an Ihnen, eine interne Richtlinie festzulegen. Es ist notwendig, bewährte Praktiken zu definieren und die Teams einzubeziehen. Die Mitarbeiter müssen die finanziellen, regulatorischen und sicherheitsrelevanten Auswirkungen verstehen, die sich aus ihrer Wahl der Online-Anwendungen und deren Nutzung ergeben.
SaaS-Management: Herausforderungen und Perspektiven
SaaS-Management kann auch die Verwaltung und Verhandlung von Lieferantenverträgen umfassen. Hierbei handelt es sich um Dienstleistungen, die je nach Unternehmenspolitik ausgelagert werden oder intern bleiben können.
Der Markt ist ziemlich fragmentiert. Mit dem Ziel, die Dinge klarer zu sehen, haben wir die technischen Merkmale und Funktionalitäten nach Kategorien detailliert beschrieben und die verschiedenen Spieler positioniert, die möglicherweise mehreren Familien angehören.
Die Software-Vergleichsplattform G2 Crowd hat sich ebenfalls um diese Klassifizierung bemüht, wir haben uns bemüht, weitere Details anzubieten.
Sehen Sie sich die von G2 Crowd in der IT-Management-Familie aufgeführten Kategorien an.
SaaS-Management-Plattform: die Hauptfunktionen
Diese Software vereint alle notwendigen Informationen und Funktionalitäten, um die Kontrolle über SaaS in Unternehmen zu übernehmen.
- SaaS-Ausgabenmanagement (SaaS-Ausgabenmanagement)
- Compliance- und Nutzungsverfolgung (SaaS Operations)
- Einkaufsoptimierungen und Verhandlungen (SaaS Negotiation)
Jede dieser Funktionalitäten entspricht einer Unterkategorie mit spezialisierten Playern.
Entdecken Sie unsere Liste der besten SaaS-Management-Plattformen
1. SaaS Spend Management Software: Verwaltung von Softwareausgaben
Die Ausgaben werden zunächst ermittelt, idealerweise in angemessenen Abständen auf dem neuesten Stand gehalten und dann den Managern zugewiesen, aufgeschlüsselt nach Teams, Abonnementtyp (monatlich, vierteljährlich, jährlich) und Verlängerungsdatum.
Die verwendeten Quellen variieren je nach Spieler von der Ausgabe dedizierter Zahlungskarten über die Integration in die Buchhaltungslösung bis hin zur Anbindung an die Bankkonten des Unternehmens.
Hauptmerkmale:
- Erneuerungserkennung und Warnungen
- Geschichte und Entwicklung der Ausgaben
- Rollenmanagement: Zuordnung nach Team, nach Verantwortung
- Quellen für aktualisierte Informationen: Bankkontoverbindung, Integration von Buchhaltungssoftware, Tabellenkalkulations- oder CSV-Import, Deklaration, dedizierte Zahlungskarte usw.
Die Spieler dieser Unterkategorie konnten daher unterschiedliche Optionen favorisieren.
2. SaaS-Betrieb: Compliance und Nutzungsverfolgung
Compliance und Zugang bleiben ein kritischer Punkt. SaaS-Operations-Plattformen nutzen unterschiedliche Datenquellen, um effektive Anwendungsbenutzer abzubilden.
Dabei kann es sich um deklarative Lösungen, Single Sign On (SSO)-Lösungen, Passwort-Manager oder Browser-Erweiterungen handeln.
Diese Informationen bieten die nötige Transparenz, um die Registrierungen bei der Ankunft der Mitarbeiter zu verwalten. Aber auch Abmeldungen bei Abreise oder internen Umzügen.
Diese Überwachung ist einerseits für die Einhaltung der Vorschriften und andererseits für die Kostenoptimierung zwingend erforderlich.
Hauptmerkmale:
- Verfolgen Sie die Anwendungsnutzung pro Mitarbeiter
- Aufgabenmanager und Zuweisung (Onboarding / Offboarding)
- Interne Nachrichten-/HRIS-/Benachrichtigungsintegration
- Verlauf (Protokoll) der durchgeführten Aktionen oder Aufgaben
- Konfigurierbare Warnung bei fehlender Verbindung
- Erkennung kostenloser Anwendungen
- Integrationen: Single Sign On (M365, Okta, onelogin...), Passwort-Manager (Bitwarden, Dashlane, LastPass...), Webbrowser-Erweiterung usw.
3. SaaS-Verhandlung (oder Beschaffung): Verhandlung mit SaaS-Anbietern
Die oben aufgeführten Informationen zu haben und sie auf dem neuesten Stand zu halten, sind die beiden notwendigen Voraussetzungen, um effektiv mit Online-Softwareanbietern verhandeln zu können.
Diese Arbeiten werden hauptsächlich mit den teuersten Lösungen des Unternehmens durchgeführt. Entweder durch das Aushandeln von Rabatten im Vorfeld, durch die Aktualisierung/Optimierung der Nutzerzahlen oder durch das Vorschlagen alternativer Lösungen.
Hauptdienste (keine Funktionen!):
- SaaS-Partnermarktplatz (Konditionen nach Vereinbarung)
- Kostenoptimierung: Analyse der tatsächlichen Nutzer, Bewertung der besten Pläne für den internen Gebrauch
- Stapelanalyse: Duplikate oder Überlappung von Features
- Ausschreibung/Wettbewerb mit gleichwertigem SaaS
Interne Probleme im Zusammenhang mit der SaaS-Verwaltungsrichtlinie
Finanzielles Problem für das Unternehmen
Durch die Verwaltung der Softwarekosten lassen sich schnell erhebliche Einsparungen erkennen. Dies ist ein Aufwandsposten, der in den letzten 10 Jahren für alle Unternehmenskategorien gestiegen ist. Und der Trend beschleunigt sich.
Für Größenordnungen hier einige Statistiken:
- Kontraintuitiv gilt: Je kleiner ein Unternehmen, desto höher ist sein SaaS-Budget pro Mitarbeiter, bei KMU etwa 10.000 € pro Jahr und Mitarbeiter. (Produktiv)
- Unabhängig von Größe und Branche abonnieren Unternehmen durchschnittlich rund hundert Software-Abonnements. (Paddel)
- Schatten-IT macht 30 bis 40 % der SaaS-Ausgaben (!) aus (Gartner)
Die größten Fallstricke betreffen nicht tatsächlich genutzte Lizenzen, automatische Verlängerungen, mit denen der Käufer nicht gerechnet hat, doppelt genutzte Lösungen … Die Liste ist lang. Und eine SaaS-Verwaltungslösung hilft Ihnen, die Kontrolle über Ihre Budgets zurückzugewinnen.
Regulierungs- und Compliance-Problem für die Rechtsabteilung
Die im Unternehmen verwendeten Daten, seien es mitarbeiterspezifische Informationen oder Kunden- und Interessenteninformationen, unterliegen unterschiedlichen Vorschriften wie der DSGVO in Europa oder dem CCPA in den USA.
Darüber hinaus werden die in der Software gespeicherten Daten, deren Speicherformat und die Haftung im Fehlerfall im Datenverarbeitungsvertrag (AVV) festgehalten. Ein Rechtsdokument, das die Beziehung zwischen einem Datenverantwortlichen (dem Unternehmen) und dem Datenverarbeiter (der Software) regelt.
Der Zugriff auf diese Daten, auf Datenschutzbehörden und die Sichtbarkeit von Informationen innerhalb des Unternehmens liegen in der Verantwortung des Datenschutzbeauftragten (DPO). Die Zentralisierung dieser Informationen und die Bereitstellung interner Transparenz gehören zu den Vorteilen der Verwendung einer SaaS-Managementlösung.
Schutz- und Sicherheitsproblem für den IT-Dienst
Das SaaS-Modell hat es Mitarbeitern ermöglicht, im Namen ihres Unternehmens einfach und reibungslos zahlreiche Tools zu abonnieren. Für IT-Abteilungen ist es daher komplizierter, den Zugriff zu überwachen und zu kontrollieren.
Tatsächlich ist die erste Aufgabe, die im Unternehmen eingesetzten Lösungen zu inventarisieren und aufzulisten, bereits komplex geworden. Darüber hinaus ermöglichen die Verwaltung von Benutzerrollen, die Überwachung der Nutzung durch Mitarbeiter und die Onboarding-/Offboarding-Funktionalitäten von SaaS-Management-Lösungen, diese Risiken zu begrenzen.
Wie sind die Aussichten für die Verwaltung von SaaS-Tools im Unternehmen?
Große Unternehmen haben den Übergang von On-Premises zu SaaS erlebt. Zwei völlig unterschiedliche Epochen.
On-Premise-Software war häufig Gegenstand von Ausschreibungen mit zentraler Entscheidungsfindung und überwachter Bereitstellung einschließlich Änderungsmanagement.
SaaS fragmentiert Informationen. Abonnementmodelle und Benutzerfreundlichkeit haben es allen Mitarbeitern ermöglicht, Online-Lösungen zu nutzen, ohne Standardkaufverfahren durchlaufen zu müssen.
Allerdings reagierten die IT-Abteilungen großer Konzerne schnell. Schatten-IT und Sicherheitsfragen stehen im Mittelpunkt ihrer Mission. Sie konnten sich mit Single-Sign-On-Lösungen ausstatten und ein Framework für das Softwarelizenzmanagement einrichten.
Der Einsatz von SaaS ist jedoch nicht auf große Unternehmen beschränkt. Auch KMU sind mit Online-Tools ausgestattet und stehen vor Budget-, Compliance- und Sicherheitsproblemen.
Dies ist der Zweck von LicenceOne: KMU die Möglichkeit zu geben, die Kontrolle über das SaaS-Management zurückzugewinnen. Und das genauso wie mittelständische Unternehmen und Großkonzerne.
