Ce budget logiciel qui augmente tous les ans… Et qui est devenu le deuxième poste de coûts (après la masse salariale) pour les PME françaises dans le secteur des services (!)
Les fondateurs de LicenceOne sont partis de ce problème pour créer un logiciel capable de détecter automatiquement toutes les dépenses SaaS en interne.
Seulement, avoir cette information ne suffit pas à réduire les dépenses en abonnements logiciels.
Alors, quelles actions pour économiser sur le budget de vos SaaS ?
Vous pouvez passer par un tableur, un outil de gestion collaboratif. Mais il faudra mettre en place une procédure systématique pour les tenir à jour.
Vous pouvez gagner du temps en téléchargeant gratuitement les modèles que nous avons enrichi d’informations utiles.
--> Tableur de suivi des SaaS (Spreadsheet)
--> Template Notion “SaaS Tracker”
Les informations pertinentes pour chaque abonnement sont :
Même un suivi robuste ne suffit pas à couvrir de façon exhaustive ces dépenses.
1 - Centraliser les achats
Des solutions de créations de cartes d’achat à la volée peuvent vous aider à résoudre ce problème : une carte par logiciel, car le paiement est un passage incontournable.
Une solution comme Spendesk remplit cette mission.
2 - Analyser les dépenses
Via les transactions bancaires ou le journal d’achat du logiciel de comptabilité. C’est ce que fait LicenceOne de façon complètement automatisée.
Les avantages : un accès à l’historique des dépenses SaaS d’une part, et le maintien à jour de ces informations d’autre part.
Essayer gratuitement LicenceOne
Les éditeurs de logiciels ont mis en place des modèles de paiement à l’usage. La plupart facture le nombre de licences par utilisateur.
Or pour de bonnes raisons (ou pas), toutes les licences payées ne sont pas nécessairement utilisées. Par exemple, un stagiaire pour qui on oublie de désactiver les accès à la fin du stage. Ou une personne qui part en congé parental, ou encore un oubli, ça arrive aussi.
Les SaaS ne vont pas vous prévenir d’eux-même lorsqu’un compte payant n’est pas utilisé. Ce n’est pas dans leur intérêt financier…
Le même tableur et une procédure supplémentaire :
Si vous avez fait le choix du tableur, vous pouvez ajuster la procédure pour le remplir. Par exemple, en imposant à un manager de vérifier tous les mois que les logiciels de son équipe sont effectivement utilisés par tout le monde.
Il pourra mettre à jour le statut de l’app correspondante avec la dernière date de vérification. C’est un peu rébarbatif, mais ça fonctionne.
Suivre les "log" des employés :
Les grandes entreprises utilisent différentes technologies d’identity management existantes :
Le principal frein à ces solutions sera la conséquence sur le prix supplémentaire à payer pour chaque logiciel utilisé en interne. Car passer par l’intégration d’une solution SSO est accessible dans les plans “enterprise” des SaaS.
Voyez par vous même le “mur de la honte” des SaaS → https://sso.tax/
Au lieu de faire des économies, une PME risque d’augmenter son budget pour accéder à cette information. Mais heureusement il y a…
L’extension navigateur (de LicenceOne)
Disponible sur Chromium (Chrome, Edge, Opéra…) et même Firefox, l’extension navigateur repère seulement les URL de connexion. Souvent c’est un sous-domaine pour les SaaS qui commence par app.nomdulogiciel.com
L’intérêt de LicenceOne est qu’il synchronise l’information de connexion avec les dépenses des SaaS. Si un salarié ne s’est pas connecté depuis 1 mois, l’administrateur reçoit une notification (mail, slack). A lui de mettre à jour la licence concernée !
Une statistique marquante révélée par le co-fondateur technique d’Hubspot lui-même : 90% des clients de logiciels SaaS utilisent en moyenne 10% des fonctionnalités proposées.
Les projets de conduite du changement avec de la formation pour adopter au mieux des nouveaux logiciels est critique.
Seulement les SaaS continuent d’évoluer (ce qui leur sert aussi à justifier l’augmentation de leurs prix) et il faut être curieux et déterminé pour utiliser un SaaS au maximum de ses capacités.
Un autre problème : les nouveaux salariés peuvent aussi avoir leur préférence et suggérer (voire imposer...) de nouveaux outils. C’est louable. Encore faut-il penser à supprimer ceux qui étaient utilisés auparavant !
Un exemple parlant : certaines entreprises utilisent plusieurs logiciels de gestion de projet comme Asana, Trello, Notion, Miro, etc.
Un exemple plus subtil : l’envoi des emails pour une même entreprise. L’équipe technique aura de bonnes raisons d’utiliser les capacités d’intégration de Mailjet. L’équipe marketing préfèrera conserver Mailchimp. L’équipe support voudra Crisp… Rationaliser c’est aussi arbitrer.
Alors…
Toujours le même tableur et une colonne supplémentaire
Vous pouvez ajouter une description de l’usage qui est fait du logiciel. Et lors des revues de budget, assurez-vous qu’il y a de bonnes raisons d’utiliser les SaaS qui couvrent ces fonctionnalités communes.
Les chevauchement de fonctionnalités concernent très souvent :
Utiliser un outil d’Intelligence artificielle (chatGPT)
Vous pouvez demander à ChatGPT en utilisant ce prompt qui vous permettra d’obtenir un niveau de réponse supplémentaire :
“Dans mon prochain message, je vais vous donner les noms de différents logiciels qui sont utilisés dans mon entreprise. Pouvez-vous me dire s'il y a une superposition de fonctionnalités pour ces différents SaaS ?”
Une fonctionnalité unique pour détecter les fonctionnalités redondantes
LicenceOne a accès directement à tous les logiciels utilisés par votre entreprise. Sa base de données cumule plus de 21.000 logiciels et des informations mises à jour sur les fonctionnalités qu’ils proposent.
A partir d’un système de tag auto-générés et personnalisables, vous êtes alerté dès que des tags similaires sont détectés pour plusieurs applications payantes.
Le principal avantage : vous n’avez rien à faire, c’est l’information qui vient à vous.
C’est une autre spécificité bien identifiée des modèles de vente par abonnement. Les contrats sont reconduits automatiquement.
L’intérêt des éditeurs de logiciels est de fidéliser leurs clients. Ils luttent contre les désinscriptions qui représentent une baisse instantanée de leurs revenus.
Parmi les techniques utilisées vous reconnaîtrez :
Dans ce contexte, c’est au client (à vous) de faire l’effort.
Pour les contrats d’abonnements les plus conséquents, assurez-vous des conditions de reconduction avant de vous engager. Il est possible de résilier l’abonnement par anticipation juste après avoir contractualisé. Un simple email peut suffire et vous place en meilleure situation lorsqu’il faudra renégocier un an plus tard.
Pour les plus petits contrats dispersés entre les différentes équipes de l’entreprise :
Et vous pouvez en profiter pour aller plus loin avec notre dernier conseil.
Attention ! Ce conseil ne doit pas être pris au pied de la lettre. Car il y a le danger de tomber dans les travers que nous dénoncions un peu plus haut.
À savoir, s'engager pour 12 mois et donc courir le risque que ce qui est pertinent aujourd'hui ne le soit plus demain...
Assurez-vous que :
Et si ces critères sont remplis, alors passez vos abonnements mensuels en format annuel. Les éditeurs de logiciel proposent tous une réduction d'au moins 15%.
Les plus grandes entreprises ont un service d’achat dédié. Ils sont formés et appliquent une routine systématique. Les volumes de transaction négociés justifient aussi le temps passé à discuter tous les achats de licences.
Pour les PME, négocier tous les abonnements n’est pas forcément pertinent. Par contre, se focaliser sur les quelques SaaS qui représentent la majeure partie du budget peut avoir un vrai impact et justifier le temps dédié.
Gardez en tête qu’il existe toujours une alternative. N’hésitez pas à consulter une solution concurrente. Au-delà d’une demande de devis, la simple démarche peut déclencher un geste commercial de la part de l’éditeur existant qui se sent menacé.
Étudier les différentes offres des éditeurs est une autre piste. Posez la question en interne de l’usage de l’ensemble des fonctionnalités, des volumes de consommation, du nombre d’utilisateurs (vu plus haut).
Vous pourrez simplement souscrire à une offre moins étendue, sûrement pour d’excellentes raisons.
